Wat mag u wel en niet in een publieke AI-tool plakken?

Waarom de vraag lastig is

De paradox van AI op het werk is dat de informatie waar een model het meeste mee kan, precies de informatie is die er meestal niet in mag. Een algemene vraag over een wet levert een algemeen antwoord op. Pas als u het concrete dossier meegeeft, wordt het antwoord bruikbaar. En op dat moment verlaat het dossier uw organisatie.

Daar komt bij dat "de AI-tool" geen eenduidig ding is. Een gratis publieke chatdienst, een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst en een model dat binnen uw eigen omgeving draait, gedragen zich juridisch en technisch verschillend. De vraag "mag dit erin?" heeft daarom nooit één antwoord dat voor alle tools tegelijk geldt.

Vier vragen die het meeste bepalen

In plaats van een lijst met verboden woorden helpt het om vier vragen te stellen. Ze zijn ontleend aan de beginselen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), maar ze werken ook voor informatie die geen persoonsgegeven is.

1. Staan er gegevens in die naar een persoon te herleiden zijn?

Namen en burgerservicenummers zijn de makkelijke gevallen. Lastiger is de combinatie: een geboortedatum, een postcode en een functieomschrijving zijn samen vaak genoeg om iemand te identificeren, ook zonder naam. De AVG kijkt naar herleidbaarheid, niet naar de aanwezigheid van een naamveld.

2. Van wie is de tekst?

Een offerte van een leverancier, een conceptrapport van een adviesbureau of een hoofdstuk uit een leerboek is niet van u. Naast privacy speelt hier auteursrecht en contractuele geheimhouding. Dat een tekst op uw scherm staat, betekent niet dat u hem mag doorgeven aan een derde partij.

3. Waar gaat het naartoe, en onder welk recht valt de partij die erbij kan?

Dit is de vraag die vaker misgaat dan de andere drie. Serverlocatie en jurisdictie zijn niet hetzelfde. Een dienst kan data in een Europees datacentrum opslaan terwijl het moederbedrijf onder een rechtsstelsel valt dat toegang kan vorderen. Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte stelt de AVG aanvullende eisen (hoofdstuk V). De praktische vraag is niet "staat het in Europa?" maar "wie kan erbij, en op grond waarvan?".

4. Wat gebeurt ermee na afloop?

Wordt de invoer bewaard, en hoe lang? Wordt hij gebruikt om modellen te trainen? Bij consumentenversies van chatdiensten is dat vaak standaard het geval en soms uitschakelbaar; bij zakelijke overeenkomsten wordt het meestal contractueel uitgesloten. Dit staat in de voorwaarden en in de verwerkersovereenkomst, niet in de interface.

Anonimiseren helpt, maar minder dan gedacht

De gebruikelijke oplossing is namen weghalen. Dat helpt, maar het is meestal geen anonimisering: het is pseudonimisering. De AVG maakt dat onderscheid expliciet (artikel 4, lid 5). Zolang iemand met aanvullende informatie de gegevens weer aan een persoon kan koppelen, blijven het persoonsgegevens en blijft de AVG van toepassing.

Bij dossierteksten is dat vaker het geval dan mensen verwachten. Een zaakomschrijving met een specifieke datum, een ongebruikelijke aandoening of een uniek verloop is herleidbaar voor iedereen die het dossier kent, ook zonder naam. Voor kleine populaties, bijvoorbeeld binnen één gemeente of één opleiding, is de drempel nog lager.

Anonimiseren is dus een nuttige stap, geen vrijbrief. De vraag blijft: zou een collega die dit onderwerp kent, weten over wie dit gaat?

De vuistregel die in de praktijk werkt

Er bestaat geen regel die alle gevallen dekt, maar één benadering blijkt in workshops steeds bruikbaar: zou u deze tekst per e-mail sturen aan een externe partij die u niet kent en met wie u geen contract heeft? Is het antwoord nee, plak hem dan niet in een publieke tool.

Die vraag werkt omdat hij het abstracte probleem terugbrengt tot een handeling die mensen al kunnen beoordelen. Medewerkers weten meestal prima wanneer een e-mail naar buiten niet kan. Ze koppelen dat alleen niet vanzelf aan een tekstvak in een browser.

Schaduw-AI is geen ongehoorzaamheid

Veel organisaties reageren op deze onzekerheid met een verbod. Dat werkt zelden. Wie zijn werk sneller kan doen met een tool, gebruikt hem, en bij een verbod verhuist dat gebruik naar de privételefoon of het privé-account. Daar is geen logging, geen verwerkersovereenkomst en geen zicht.

Een verbod verplaatst het risico dus naar de plek waar u er niets meer van ziet. Wat wel werkt, is een aangewezen route: één tool die is beoordeeld, met duidelijke afspraken over wat er wel en niet in mag, en een plek waar mensen kunnen vragen wat ze niet zeker weten. Voorwaarde is dat die route goed genoeg is om te gebruiken, anders wint de schaduwroute alsnog.

Wat de wet van organisaties vraagt

Sinds de EU AI Act van toepassing is, rust op organisaties die AI-systemen inzetten een verplichting rond AI-geletterdheid (artikel 4): zij moeten er voor zorgen dat medewerkers die met deze systemen werken over voldoende kennis beschikken, passend bij hun rol en context. De verordening schrijft geen specifiek programma voor. De strekking is wel duidelijk: uitleggen wat mag en wat niet is geen luxe, maar onderdeel van verantwoord gebruik.

Dat sluit aan op wat de AVG al langer vraagt. Doelbinding en dataminimalisatie (artikel 5) betekenen in dit verband: geef niet meer mee dan nodig is voor de vraag die u stelt. Dat is vaak aanzienlijk minder dan een heel dossier.

Wat u hiermee kunt doen

Drie stappen die in de meeste organisaties het meeste opleveren:

• Wijs een route aan. Eén beoordeelde tool waarvan is vastgelegd waar de data heen gaat, hoe lang die bewaard blijft en of hij voor training wordt gebruikt.
• Maak de afspraak concreet. Niet "wees voorzichtig met gevoelige gegevens", maar voorbeelden uit het eigen werk: dit wel, dit niet, en bij twijfel deze persoon.
• Voer het gesprek met de mensen zelf. Beleid dat op een intranetpagina staat maar nooit besproken is, verandert geen gedrag. Wat mensen bijblijft, is de discussie over een geval dat ze herkennen.

Dit artikel is algemene uitleg, geen juridisch advies. Voor een bindende beoordeling van een specifieke situatie is afstemming met uw functionaris gegevensbescherming of juridisch adviseur nodig.